財務注意啦！費用報銷必看的5個要點！
發(fā)布時間：2024-09-27點擊量：17
近日，武漢一家企業(yè)僅憑一張發(fā)票入賬，被稅務局認定為虛列發(fā)票，導致企業(yè)被稅務處罰。
根據(jù)《企業(yè)所得稅法》第八條規(guī)定，企業(yè)實際發(fā)生的與取得收入有關的、合理的支出，包括成本、費用、稅金、損失和其他支出，準予在計算應納稅所得額時扣除。當然，發(fā)票這項證據(jù)也是非常重要的，雖然企業(yè)所得稅法并沒有明確將稅前扣除憑證限定為發(fā)票，但是對于能夠取得發(fā)票的行為來說，符合規(guī)定的發(fā)票和其他資料一樣是證明業(yè)務真實合理的有效憑證，也是不可或缺的，這點在其他的文件也是有規(guī)定的。《稅收征收管理法》第二十一條規(guī)定，納稅人購買商品必須取得合法有效的發(fā)票。《關于加強企業(yè)所得稅管理的意見》（國稅發(fā)〔2008〕88號）第二條第（三）3項規(guī)定：加強發(fā)票核實工作，不符合規(guī)定的發(fā)票不得作為稅前扣除憑據(jù)。《國家稅務總局關于進一步加強普通發(fā)票管理工作的通知》（國稅發(fā)[2008]80號）第八條 第（二）項：在日常檢查中發(fā)現(xiàn)納稅人使用不符合規(guī)定發(fā)票特別是沒有填開付款方全稱的發(fā)票，不得允許納稅人用于稅前扣除、抵扣稅款、出口退稅和財務報銷。《國家稅務總局關于增值稅發(fā)票開具有關問題的公告》（國家稅務總局公告2017年第16號）第二條：不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為稅收憑證。那么，日常工作中主要的業(yè)務實質(zhì)性要件有哪些？包括但不限于下面這些情況。是否有行政辦公部門審核確認手續(xù)，是否有房屋租賃合同、發(fā)票日期金額是否與租賃合同吻合。
如：購買原材料、機器設備、辦公用品、低值易耗品、禮品等，是否有入庫單、入庫單簽章、審批手續(xù)是否齊全，是否有采購合同，是否有質(zhì)量驗收合格證明、發(fā)票日期和發(fā)票金額是否與采購合同對應，是否有從第三方開票，是否舍近求遠采購，成本費用率是否明顯超過行業(yè)合理水平。
水電費報銷，發(fā)票上的字碼是否與水表、電表的字碼相符，是否與本公司的產(chǎn)能相吻合。有的企業(yè)賬面反映產(chǎn)量很少，但水電費卻很高。差旅費報銷單內(nèi)容是否填寫齊全，所附的車票是否為去出差地的車票、餐飲、住宿、交通費發(fā)票是否為出差地的發(fā)票、人員和人員名單是否與派出的人數(shù)相吻合。會議費報銷、是否有會議通知、會議議題、參會人員名單、簽到表等資料，是否有與會議無關費用（如旅游費）列支。就比如案子所述，會務費就一個發(fā)票和合同，14萬的開支，明細等這些都沒有，肯定是不可以的！稅務不查你查誰？是否有考勤記錄、招聘合同、是否扣繳了工資薪金的個人所得稅，工資數(shù)額是否與勞動合同和考勤紀律相吻合。運費報銷，是否有運費報銷單，起運地和運達地是否與運費報銷單相吻合，是否由起運地和運達地以外的車輛運輸、運輸價格是否波動較大。加油費報銷，報銷的加油費是否為本公司車輛，本公司賬面上是否有車輛，加油費總額是否超過了車輛理論行車的最大油耗量。業(yè)務招待費報銷，是否有經(jīng)辦人、部門經(jīng)理甚至公司總經(jīng)理審核簽批，大額發(fā)票是否有消費清單。大額發(fā)票是稅務稽查重點，如果沒有清單，可能會認為虛假消費。這是費用報銷中最基本的常識知識，比如：小伙伴們?nèi)ゲ少徱慌锪?，按理應該取得商品購銷發(fā)票，但最后到財務報銷時使用的是接受服務的發(fā)票，這樣牛頭不對馬嘴，自然不允許報銷。有的小供應商沒有發(fā)票怎么辦？稅務局不會認的，所以記得提醒小伙伴買東西前記得問有沒有發(fā)票，沒發(fā)票就換一家吧。
附件與報銷單之間應具有較強的邏輯性和關聯(lián)性，比如：報銷物料采購款，后面的送貨單僅寫了物料一批和總金額，沒有寫明物料的用途、送貨人和收貨人也無簽字，財務人員在審核報銷單時根據(jù)這些現(xiàn)有的單據(jù)并不能判斷這筆采購業(yè)務是否真實發(fā)生、有無存在舞弊的風險。在這里給大家總結(jié)一下：水電費、各類外包服務費、印刷費、辦公費、物料采購費用等可以使用專票報銷，但吃飯的發(fā)票、員工交通費用發(fā)票、會所、KTV、酒吧、業(yè)務招待饋贈禮品、為員工福利發(fā)生的發(fā)票等使用普票報銷即可。
提醒小伙伴，報銷過程中涉及到專票報銷的，在填寫報銷單時將專票上的不含稅價和稅金分成兩行填寫，這樣方便財務后期的賬務處理
這點要求至關重要，一定要告訴小伙伴們，很多費用的報銷會牽扯到公司內(nèi)部幾個部門的專業(yè)意見，報銷事項在發(fā)生前應取得這些內(nèi)部通過的審批意見。比如：某項目發(fā)生土建改造，施工前肯定會對這個工程進行評估，評估通過才能進行施工及后期的費用報銷，那么在報銷時就需要附上該方案評估通過的文件，這樣財務人員審核時才能看到該工程的評估是符合公司內(nèi)部管理要求的，就可以放心的審核通過了。當然，這點要求是基于公司內(nèi)部管控延伸出來的，不同公司要求的標準會不一樣，一般來說越是管理規(guī)范的公司，在這方面的要求會越嚴苛。
費用報銷嚴格審核的4個重點
1.費用報銷單或差費報銷單上簽字不齊全，如部門負責人沒有簽字或財務負責人沒有簽字。要求：
費用報銷單或差費報銷單上報銷人、財務負責人、部門負責人均要簽字，分公司當?shù)貨]有財務的，兼職財務人員在財務負責人處簽字，部門負責人為分公司經(jīng)理。1）小寫金額與人民幣符號之間有空格；
要求：
小寫金額與人民幣符號不得有空格，不得連筆，正確寫法￥100.00；錯誤寫法：￥ 100；2）大寫金額無數(shù)字部分沒有用零或?補齊；
要求：
3）報銷單上字跡有涂改和勾抹；
要求：
4）大寫金額書寫有誤；
要求：
金額填寫規(guī)范，無書寫錯誤；
大寫數(shù)字示例：零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬5）大寫金額與小寫金額不一致；
要求：
6）項目填寫不完整，報銷部門、報銷日期、附件張數(shù)有漏填寫的；
要求：
項目要填寫完整，報銷部門、報銷時間、報銷項目、附件張數(shù)要填寫完整。1）取得發(fā)票上沒有加蓋銷售方發(fā)票章；
要求：
發(fā)票上要蓋有銷售方發(fā)票專用章，并且與銷售方名稱一致，否則不得報銷；2）取得收據(jù)上沒有加蓋銷售方財務章；
要求：收據(jù)上要求蓋有銷售方財務章，沒有財務章不得報銷；3）出差日期和行程不同，報銷的手撕非機打車票連號或同一號段報銷；
要求：出差日期和行程不同，報銷的手撕非機打車票不得連號或同一號段報銷。4）報銷的手撕非機打車票上沒有稅務監(jiān)制章；或雖有稅務監(jiān)制章，但是沒有防偽識別碼或水?。?/span>
手撕非機打車票要印有稅務監(jiān)制章，并且有防偽識別碼或水印；1）票據(jù)粘貼雜亂無章；
要求：
票據(jù)先分類，再按時間排序，依次粘貼到粘貼單上；小張的票據(jù)需要均勻的粘貼，不能厚薄不均，確保單據(jù)平整；2）票據(jù)使用訂書機裝訂、固體膠粘貼；
3）火車票上日期、票價重要信息，被膠水粘住，無法查看；
要求：
票據(jù)上的金額、日期等重要信息不得被膠水粘貼住，要保證票據(jù)信息可見可查。
